Những kỹ nâng cần bồi dưỡng cho thư ký văn phòng

Môi trường làm việc năng động ngày nay đòi hỏi một người thư ký văn phòng luôn phải thành thạo nhiều kỹ năng, đồng thời đây cũng là vị trí cho phép bạn học hỏi được nhiều kiến thức đa dạng từ nhiều công việc. Ngoài các kỹ năng căn bản nghề nghiệp hoặc kỹ năng mềm thì các bạn nên trang bị cho mình những tố chất  thật tốt để bạn có thể trở thành một cánh tay đặc lực cho người giám đốc của mình. Với khóa học thư ký của trung tâm TVĐT Kinh Tế Toàn Cầu (GEC) bạn sẽ được truyền đạt và rèn luyện được những kỹ năng cần thiết của một thư ký. Những kỹ năng đó sẽ được chúng tôi bồi dưỡng như thế nào và bạn sẽ được những gì khi học xong khóa học thư ký tại trung tâm.

1. Những kiến thức chuyên môn cần có của thư kí văn phòng
- Hiểu sâu sắt về nghề nghiệp của mình, về nhiệm vụ mà mình được giao
- Thao tác thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn đúng yêu cầu
- Có khả năng truyền đạt, hướng dẫn các nghiệp vụ chuyên môn cho người khác
- Có khả năng thao tác một số kỹ năng cơ bản thuộc nghiệp vụ hành chính văn phòng và sử dụng tốt các trang thiết bị văn phòng hiện đại.

2. Thư ký văn phòng cũng cần có kỹ năng quản lí
- Biết tổ chức tốt công việc và phối hợp công tác quản lý
- Có tư duy logic, biết phản ứng và tự phán đoán một cách nhanh chóng
- Có khả năng quyết định chính xác và kịp thời những vấn đề cần thiết
- Biết quản lý thời gian, sắp xếp công việc và phân bổ thời gian hợp lý

3. Kỹ năng giao tiếp là điều cần thiết
- Kỹ năng ghi chép nhanh, ghi tốc ký, nhập dữ liệu bằng máy ghi âm
- Kỹ năng soạn thảo văn bản lập hồ sơ và lưu trữ văn bản
- Kỹ năng điều hành công việc cơ quan, tổ chức hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
- Xử sự đúng đắn, lịch sự, hài hoà với mọi người và biết tự kiềm chế mình
- Tinh ý, thông minh, biết tiếp thu những lời khuyên thích hợp trong mọi tình huống
- Có khả năng nhớ chính xác các thông tin cần thiết về những cá nhân, sự kiện, thời gian, địa dư, số liệu,…
- Nhân viên thư ký văn phòng cần có hiểu biết rộng về xã hội và biết thích ứng với mọi hoàn cảnh
- Có khả năng sử dụng ngôn ngữ cần thiết trong công việc
- Có phong thái và giọng nói phải thật tự tin và thuyết phục

4. Nhạy bén trong công việc- Thư ký văn phòng là cánh tay phải của sếp trong việc cho, nhận và xử lý thông tin nên khi tuyển nhân sự, các nhà tuyển dụng luôn cần một thư ký văn phòng nhạy bén, có thể khéo léo xử lý tất cả những sự kiện liên quan. Ví dụ như bạn phải biết được thông tin nào là đáng quan trọng trong một hợp đồng mới của công ty.

5. Trí nhớ tốt – kỹ năng quan trọng của nghiệp vụ thư ký- Những số điện thoại cần thiết, ngày giờ cuộc họp, ngày nào sếp có hẹn với khách hàng, hoặc đơn giản “Hôm nay ngày bao nhiêu?” cũng là những điều mà một thư ký văn phòng giỏi cần lưu ý và ghi nhớ. Để giúp việc ghi nhớ tốt hơn thì các bạn nên lập cho mình những bảng biểu thời gian hoạc các lịch ghi nhớ. Như vậy các bạn sẽ có hình ảnh tốt hơn tất nhiều trong mắt vị sếp của mình.

- Xem nội dung của khóa học thư ký và địa chỉ học tại website: www.gec.edu.vn