Cách lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với doanh nghiệp của bạn

Như chúng ta đều biết, mỗi doanh nghiệp đê cần có một phần mềm kế toán riêng cho mình, để giảm thiểu tới mức thấp nhất việc sử dụng mất nhiều nhân lực đồng nghĩa với việc tăng thêm chi phí cần chi trả. Hầu hết các doanh nghiệp ngày nay chủ yếu sử dụng các phần mềm kế toán làm công cụ hỗ trợ đắc lực cho kế toán làm việc và hoàn thiện sổ sách, lên báo cáo tài chính nhưng làm sao để biết phần mềm nào phù hợp với nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp mình. Vì vậy, hàng loạt câu hỏi đang đặt ra đối với các ông chủ doanh nghiệp trong việc chọn lựa phần mềm kế toán để mua cho doanh nghiệp mình là: chọn phần mềm nào là tốt nhất? nên sử dụng phần mềm kế toán nào là phù hợp cho doanh nghiệp mình? Làm sao để kế toán viên có thể tận dụng tối đa hiệu quả của phần mềm kế toán đó?...

Để giải quyết các câu hỏi vướng mắt của các doanh nghiệp, Trung tâm TVĐT Kinh Tế Toàn Cầu (GEC - website: www.gec.edu.vn) đã tổng hợp và phân tích từ nhiều thông tin để giúp phần nào các doanh nghiệp về những khó khăn trong bộ phận kế toán, với mục đích giúp các doanh nghiệp hoàn thiện và phát triển hơn nhằm thúc đẩy nên kinh tế nước nhà.


1. Lựa chọn phần mềm- Bạn cần xác định doanh nghiệp của bạn thuộc lĩnh vực nào? Một số nghành đòi hỏi những phần mềm chuyên dụng, được thiết kế cho chuyên nghành cụ thể của doanh nghiệp. Hầu hết, những phần mềm kế toán thiết kế theo nghành nghề sẽ đắt hơn, nhưng lợi ích đem lại có thể lớn hơn chi phí bỏ ra, bạn cần nghiên cứu kỹ trước khi mua.
- Tìm hiểu rã như chức năng cần thiết mà doanh nghiệp bạn cần có ở phần mềm. Một số phần mềm thiết kế rất cơ bản, chỉ có một vài chức năng ghi chép số sách, số khác thì có thêm các chức năng như quản lý tài chính, lập hóa đơn, liên kết ngân hàng trực tuyến và nhiều thành phần khác.
- Một số gói phần mềm trên thị trường không thực sự đầy đủ các chức năng như mong đợi của người kế toán. Nếu vậy, bạn có thể tìm kiếm được người kế toán mà sử dụng thành thạo phần mềm kế toán đã mua cốt để kế toán đó phù hợp với doanh nghiệp.
- Khi tiến hành lựa chọn, khía cạnh này thường bị bỏ qua, dù nó cực kỳ quan trọng cần phải xem xét. Bất kể phần mềm đó tuyệt vời hay đắt thế nào, nếu nó quá cồng kềnh hoặc quá khó để học, bạn không nên sử dụng nó. Cho nên đừng quá nhiệt tình khi mua gói phần mềm cung cấp những thứ phụ thêm mà bạn không cần đến. Giữ mọi thứ thật đơn giản, tập trung vào nhu cầu doanh nghiệp và tìm kiếm chương trình có giao diện dễ sử dụng đồng thời cung cấp chức năng nâng cấp khi doanh nghiệp phát triển sau này.


2. Những biện pháp giúp kế toán viên sử dụng tốt phần mềm
- Trước đây kế toán thường làm công tác bằng phương pháp thủ công nhưng thời buổi hội nhập công nghệ thông tin, kế toán dần đã chuyển theo phương pháp hiện đại hơn, sử dụng phần mềm kế toán để làm việc. Nhưng một số người khi chuyển đổi thì chưa thích nghi với việc làm trên phần mềm, nên việc trước mắt mà các doanh nghiệp cần làm cho kế toán của mình là tham gia các lớp học kế toán thực hành tại các trung tâm đào tạo kế toán để được hướng dẫn từ các giảng viên có nhiều kinh nghiệm trong việc làm kế toán. Nhờ những khóa học này của trung tâm GEC  các kế toán viên sẽ tận dụng tối đa và hiệu quả nhất về phần mềm kế toán của công ty mình.
- Ngoài việc được hướng dẫn từ các trung tâm thì phần lớn các kế toán viên cần phải có ý thức tìm hiểu thêm về phần mềm mà công ty mình đang sử dụng, tuy mọi phần mềm đều thực hiện những chức năng tương tự nhau, nhưng chúng cũng có cách sử dụng khác nhau. Vì vậy bạn cần phải tự tìm hiểu thêm về phần mềm của mình, nếu có gì vướng mắt thì có thể trao đổi thêm với giảng viên của trung tâm.